עוברים ל-Vericore ממערכת אחרת — המדריך המלא
הרבה עסקים נשארים שנים עם תוכנה שהם כבר לא מרוצים ממנה, רק בגלל מחשבה אחת: "כל הלקוחות שלי שם, כל ההיסטוריה — מי יעביר את זה?". אז בואו נוריד את הלחץ: המעבר פשוט בהרבה ממה שנדמה, ואתם לא עושים אותו לבד. ככה זה עובד:
קודם כול: הנתונים שלך שייכים לך — לפי חוק
רשימת הלקוחות, המוצרים והמסמכים שלך הם רכוש של העסק — לא של התוכנה. כל תוכנת הנהלת חשבונות בישראל חייבת לאפשר לך לייצא את הנתונים שלך, ואף ספק לא רשאי "לנעול" אותך אצלו. אגב, זה עיקרון שאנחנו חיים לפיו גם בכיוון השני: ב-Vericore הנתונים שלך זמינים לייצוא בכל רגע — כך אנחנו שומרים עליהם.
שלב 1: מייצאים מהמערכת הקודמת
ברוב המערכות יש אפשרות לייצא את רשימת הלקוחות לקובץ אקסל או CSV — מחפשים "ייצוא" במסך הלקוחות. לא מוצאים? פונים לתמיכה של הספק הקודם ומבקשים; זו זכות שלך. ואם משהו מסתבך בדרך — פשוט מספרים לנו, וזה כבר חלק מהליווי.
שלב 2: אשף המעבר מייבא את הלקוחות
מעלים את הקובץ לאשף המעבר — והוא עושה את העבודה החכמה: מזהה לבד איזו עמודה היא שם הלקוח, איזו טלפון ואיזו מייל, גם כשהכותרות בקובץ נראות אחרת ממה שהוא ציפה. אתם רק בודקים שהכול הגיוני ומאשרים — וכל הלקוחות בפנים, כל אחד עם מספר לקוח רץ משלו.
ומה עם מוצרים, ספקים ויתרות פתיחה?
גם הם חלק מהדרך. קטלוג המוצרים נקלט מקובץ CSV עם תבנית מוכנה ותצוגה מקדימה לפני הקליטה, רשימת הספקים מוקמת יחד איתנו כחלק מהליווי, ויתרות הפתיחה — כלומר מה כל לקוח עוד חייב לך ומה נשאר לשלם לספקים ברגע המעבר — נרשמות כדי שהדוחות יהיו נכונים מהיום הראשון. ככה ממשיכים בדיוק מאיפה שעצרתם. ואם העסק שלך מנהל הנהלת חשבונות כפולה (השיטה המלאה שרואי חשבון עובדים בה) — היא מחכה לך בחבילות Pro ומעלה.
רצף המספור נשמר — בלי חורים
החוק בישראל מחייב שכל מסמך — חשבונית מס, קבלה — יקבל מספר רץ, בלי חורים ובלי כפילויות. במעבר מגדירים פעם אחת מאיפה ממשיכים, והרצף נשמר מהמסמך הראשון שתפיקו. ואת המסמכים שהופקו במערכת הקודמת? שומרים כרגיל — חובת שמירת הספרים חלה עליהם ממילא.
ליווי אישי לאורך כל הדרך
מעבר מערכת הוא לא רגע שמשאירים בו מישהו לבד. יש ליווי אישי לכל אורך הדרך: הסוכן האישי זמין בתוך המערכת בכל שעה ועונה מיד על כל שאלה, ומה שדורש גורם אנושי — מגיע אלינו, וחוזרים אליכם מהר.
היום הראשון אחרי המעבר
מפיקים את חשבונית המס הראשונה ללקוח ותיק שכבר מחכה ברשימה, מצלמים את חשבונית המס הראשונה מספק והיא נקלטת לבד — ובסוף החודש הדוחות כבר מחכים לכם, מסודרים ונכונים.